Digitale Lösungen für Immobilienmakler
Weniger manuelle Arbeit. Klare Prozesse. Mehr Zeit für Vertrieb und Kunden.
Der Makleralltag ist geprägt von vielen parallelen Aufgaben: Objekte erfassen, Exposés erstellen, Anfragen zuordnen, Portale bedienen und den Überblick über Interessenten behalten.
Häufig laufen mehrere Systeme nebeneinander – CRM, Website, Portale, E-Mail, Tabellen. Doch sie arbeiten nicht automatisch zusammen.
Genau hier entstehen unnötige Zwischenschritte, doppelte Datenpflege und manuelle Routinen, die wertvolle Zeit kosten.
Typische Situationen, die viele Makler kennen:
- OpenImmo-Exporte enthalten fehlerhafte oder unvollständige Daten
- Medien und Grundrisse müssen manuell geprüft oder nachbearbeitet werden
- Exposés werden individuell erstellt, obwohl sich Inhalte wiederholen
- Anfragen gehen ein, aber eine strukturierte Nachverfolgung fehlt
- Statusänderungen im CRM werden nicht automatisch auf der Website berücksichtigt
- Interessenten und Objekte werden mehrfach oder uneinheitlich erfasst
Digitale Lösungen bedeuten in diesem Zusammenhang keine neue Software von der Stange. Ziel ist es, bestehende Systeme sinnvoll zu verbinden, Datenflüsse zu strukturieren und wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.
Im Mittelpunkt steht nicht Technik um ihrer selbst willen, sondern die Frage: Wo entsteht im Arbeitsalltag unnötiger Aufwand – und wie lässt er sich reduzieren?
Als selbständiger Entwickler arbeite ich projektbezogen und individuell mit Maklerbüros zusammen. Im Mittelpunkt stehen pragmatische Lösungen, die sich in bestehende Arbeitsabläufe einfügen und diese sinnvoll ergänzen. Ziel ist es, Prozesse zu vereinfachen – nicht sie unnötig zu verkomplizieren.
Gut strukturierte Abläufe schaffen Freiräume. Weniger manuelle Routinen bedeuten mehr Zeit für Akquise, Beratung und Abschluss – also für die Aufgaben, die den eigentlichen Kern der Maklertätigkeit ausmachen.
„Automatisierung beginnt nicht mit neuer Software, sondern mit klar strukturierten Abläufen.“
Datenflüsse strukturieren und Doppelarbeit reduzieren
Immobilienbüros arbeiten häufig mit mehreren parallelen Systemen – CRM, Website, Portale, E-Mail und Tabellen. Wenn diese Systeme nicht aufeinander abgestimmt sind, entstehen manuelle Zwischenschritte, Mehrfachpflege und inkonsistente Daten.
Durch klar definierte Datenflüsse und gezielte Automatisierung lassen sich Informationen konsistent verarbeiten und unnötige Arbeitsschritte reduzieren.
CRM direkt an die Website anbinden
Neben dem klassischen OpenImmo-Export bieten viele moderne CRM-Systeme heute Programmierschnittstellen (APIs) an. Dazu zählen beispielsweise FlowFact, onOffice oder Propstack.
Über eine API kann eine Website direkt mit dem CRM kommunizieren. Objekt-, Status- oder Kontaktdaten lassen sich in Echtzeit abrufen und weiterverarbeiten. Ebenso können Informationen aus Formularen oder Exposé-Anfragen unmittelbar im CRM gespeichert werden.
Im Vergleich zum reinen Datei-Export entstehen dadurch deutlich flexiblere und stabilere Abläufe:
- Aktualisierung von Objektdaten ohne zeitversetzte Exporte
- automatische Übernahme von Statusänderungen
- direkte Übergabe von Interessentenanfragen ins CRM
- reduzierte Doppelpflege
- Grundlage für individuell angepasste Workflows
Eine API-basierte Anbindung ermöglicht damit durchgängige Prozesse zwischen Online-Präsenz und interner Arbeitsumgebung.
Eigentümer gezielt ansprechen und Anfragen strukturieren
Die Gewinnung neuer Verkaufsaufträge wird für Maklerbüros zunehmend strategisch relevant. Digitale Prozesse können dabei helfen, Eigentümer gezielt anzusprechen und Anfragen strukturiert zu erfassen.
Mögliche Ansätze sind unter anderem:
- strukturierte Klickstrecken zur Immobilienbewertung
- automatisierte Rückmeldungen auf Eigentümeranfragen
- Veröffentlichung konkreter Kundengesuche direkt aus dem CRM
- digitale Vorqualifizierung von Anfragen
- nachvollziehbare Übergabe von Interessenten ins CRM
Dabei geht es nicht um kurzfristige Kampagnen, sondern um nachhaltige Strukturen zur systematischen Eigentümergewinnung.
Anfragen strukturiert erfassen und nachverfolgen
Interessentenanfragen erreichen Maklerbüros über unterschiedliche Kanäle. Ohne saubere Struktur geht der Überblick über Kontakte, Objektbezüge und Bearbeitungsstände schnell verloren.
Automatisierte Zuordnungen und nachvollziehbare Prozessschritte schaffen Transparenz im Vertriebsprozess und erleichtern die strukturierte Nachverfolgung.
Objektdaten effizient verarbeiten
OpenImmo bleibt in vielen Maklerbüros ein zentraler Standard für den Datenaustausch. Automatisierte Prüf- und Strukturierungsroutinen helfen, Objekt- und Mediendaten konsistent aufzubereiten und Nacharbeit vor Veröffentlichungen zu reduzieren.
Wo möglich, kann der Datenaustausch jedoch auch über direkte Schnittstellen erfolgen.
CRM als aktive Prozessbasis nutzen
Ein CRM-System dient nicht nur der Verwaltung von Kontaktdaten. Durch klar definierte Abläufe und automatisierte Statuswechsel kann es zur aktiven Steuerung von Vertriebsprozessen beitragen.
Wiederkehrende Aufgaben wie Erinnerungen, Zuordnungen oder Statusanpassungen lassen sich systemseitig abbilden und reduzieren manuelle Nacharbeit.
Exposé-Zugriffe analysieren und auswerten
Neben der reinen Veröffentlichung von Immobilien wird zunehmend die Frage relevant, wie stark einzelne Objekte nachgefragt werden.
Strukturierte Auswertungen von Exposé-Zugriffen ermöglichen eine bessere Einschätzung von Interesse und Nachfrage und schaffen eine belastbare Grundlage für vertriebliche Entscheidungen.
Die dargestellten Module bilden einen flexiblen Baukasten, der sich an bestehende Systeme und individuelle Anforderungen anpassen lässt.