Automatisierung & Workflows
Die Anfrage kam rein. Und dann?
In vielen Maklerbüros landet eine Objektanfrage als E-Mail in einem allgemeinen Postfach. Von dort wird sie manuell gelesen, manuell zugeordnet, manuell ins CRM eingetragen – wenn überhaupt. Bis dahin sind Stunden vergangen. Manchmal Tage. Interessenten warten nicht.
Vorher / Nachher
Was Automatisierung konkret verändert
Kein großes Versprechen – ein konkretes Beispiel. So sieht der Unterschied beim Anfragen-Routing aus.
Ablauf einer Objektanfrage - automatisiert
Anfrage geht ein
Über Website-Formular, Portal oder E-Mail
Automatische Zuordnung
Objekt erkannt, Verantwortlicher ermittelt
CRM-Eintrag
Kontakt & Anfrage direkt angelegt
Benachrichtigungen
Makler informiert, Interessent bestätigt
Ohne Automatisierung
- Anfrage landet in allgemeinem Postfach
- Manuelle Zuordnung zum Objekt
- CRM-Eintrag per Hand oder gar nicht
- Interessent wartet – ohne Rückmeldung
- Anfragen gehen im Alltag unter
Mit Automatisierung
- Anfrage sofort dem Objekt zugeordnet
- Objektverantwortlicher wird benachrichtigt
- Kontakt & Anfrage direkt im CRM
- Interessent bekommt sofort Bestätigung
- Nichts geht verloren
Weitere Automatisierungen
Was ich noch umsetze
Anfragen-Routing ist der häufigste Einstieg – aber nicht das Einzige. Diese Bereiche kenne ich aus vielen Projekten.
OpenImmo-Verarbeitung
Importe automatisch prüfen, fehlerhafte oder unvollständige Datensätze abfangen, Medien zuordnen – bevor die Daten auf der Website landen und dort für Probleme sorgen.
Portalabgleich
Objekte zwischen Website, onOffice und Portalen wie ImmobilienScout synchron halten. Statusänderungen – reserviert, verkauft, vermietet – werden automatisch übertragen, ohne doppelte Pflege.
Benachrichtigungen & Statusmails
Makler und Interessenten automatisch auf dem Laufenden halten: Besichtigungsbestätigungen, Statusänderungen, Erinnerungen – ohne manuelle E-Mails.
CRM-Workflows
Wiederkehrende Aufgaben wie Wiedervorlagen, Zuordnungen oder Statuswechsel systemseitig abbilden – damit das CRM aktiv arbeitet statt nur zu verwalten.
Womit ich arbeite
Technologien & Schnittstellen
Kein Werkzeug um seiner selbst willen – ich wähle, was zur vorhandenen Umgebung passt und langfristig wartbar bleibt.
- onOffice API
- FLOWFACT API
- Propstack API
- OpenImmo
- REST APIs
- PHP
- TYPO3
- WordPress
- MySQL
- Cron-Jobs
- Webhook-Integration
- SMTP / Transactional Mail
Ein ehrlicher Hinweis: Automatisierung löst keine grundlegenden Prozessprobleme – sie verstärkt sie. Bevor wir etwas automatisieren, schaue ich mir an, ob der zugrundeliegende Prozess überhaupt sinnvoll ist. Manchmal ist der erste Schritt eine Vereinfachung, nicht eine Automatisierung.
Wo verlieren Sie täglich Zeit?
Beschreiben Sie mir kurz einen wiederkehrenden manuellen Schritt in Ihrem Büroalltag – ich sage Ihnen, ob und wie sich das automatisieren lässt. Unverbindlich und konkret.